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Geschäftliche Weihnachtspost – So klappt der Weihnachtskarten-Versand ohne Stress
Eigentlich ist es doch ganz einfach. Eigentlich, ja, wenn Weihnachten nur nicht immer so unvorhergesehen und plötzlich kommt. Und das jedes Jahr. 😉
Wir wollen nicht, dass Sie völlig unvorbereitet in den Weihnachtstrubel fallen. Daher haben wir Ihnen eine Checkliste vorbereitet, wie Sie das Thema geschäftliche Weihnachtspost mit Planung angehen können. Denn eine ausgefallene Weihnachtskarte ist für Unternehmen und Firmen eine super Gelegenheit, Kunden, Klienten und Geschäftspartner für die Zusammenarbeit zu danken.
Unsere Checkliste für eine stressfreie und gelungene geschäftliche Weihnachtspost
Früh anfangen
Auch wenn Sie kurz nach dem Sommerurlaub noch nicht an den kalten Winter und Weihnachten denken mögen, ist dies der perfekte Zeitpunkt, um mit den ersten Vorbereitungen für die Unternehmens-Weihnachtskarten zu starten.
Mein Tipp: Ihr Signal sind die ersten Lebkuchen im Supermarkt – jetzt das Thema Business-Weihnachtsgrüße angehen.
Zuständigkeit klären
Klären Sie, wer für die Weihnachtskarten zuständig ist. Wer holt Angebote und ggf. Muster ein? Wer schreibt den Text? Wer ist alles an der Entscheidung beteiligt?
Budget festlegen
Wieviel Budget steht für die Weihnachtskarten zur Verfügung? Denken Sie auch an Portokosten oder ggf. Übersetzungskosten für fremdsprachige Grußtexte.
Zeitplanung
- Bis wann müssen die Weihnachts-Grußkarten spätestens bei Ihnen sein? Planen Sie genügend Zeit für Ihre noch anfallenden Aufgaben, wie unterschreiben, eintüten, adressieren, frankieren etc. ein.
- Wohin sollen die Karten geliefert werden?
- Wie lange braucht das Unterschreiben oder Hinzufügen einer persönlichen Botschaft?
- Gibt es u.U. Kollegen, die viel auf Geschäftsreisen sind und daher nur an bestimmten Tagen die Weihnachtskarten unterschreiben können?
Adressverteiler und Stückzahl
- Wer soll eine Weihnachtskarte Ihres Unternehmens erhalten?
- Überprüfen Sie die Adressdatenbank, ob die Anschriften samt Ansprechpartner vollständig und aktuell vorliegen.
- Klären Sie mit Ihren Kollegen, wer wie viele Weihnachtskarten benötigt.
Form der Weihnachtskarte
Bevor Sie das Internet durchstöbern auf der Suche nach tollen Business-Weihnachtskarten, sollten Sie ein paar grundlegende Dinge klären:
- Muss die Karte per Post versendbar sein? Achten Sie bei der Kartenwahl auf DIN-Formate und das Gesamtgewicht der Karte samt Briefhülle.
- Soll die Karte einem Weihnachtsgeschenk beigefügt werden?
- Wird die Karte gar international verschickt? Klären Sie hier eventuelle Postvorschriften.
- Gerade bei Weihnachtskarten greift man gerne zu farbigen Umschlägen in tannengrün oder weinrot. Streng genommen erfüllen diese nicht die Postvorschriften, da auf dem farbigen Papier die Codierzeichen für die maschinelle Verarbeitung nicht lesbar sind. Viele Postämter verlangen daher ein höheres Porto.
Sind verschiedene Versionen nötig?
Wenn Sie einen Text und Logo eindrucken lassen, überlegen Sie, ob Sie verschiedene Versionen benötigen.
Das könnte sein:
- Unterschiedliche Firmenanschriften auf der Rückseite der Karte
- Der Grußtext in verschiedenen Sprachen
- Eine bestimmte Anzahl an Weihnachtskarten für die Chefetage mit anderem Texteindruck
- Einige Karten ohne Texteindruck für die Premium-Kunden, die eine ganz persönliche Karte erhalten.
Grußtext erstellen
- Wer verfasst den Grußtext für Ihre Firmen-Weihnachtskarte?
- Wenn Sie Anregungen für den Grußtext brauchen, schauen Sie bei unseren Textideen und Mustertexten für Business-Weihnachtskarten vorbei.
- Wenden Sie sich an ein internationales Publikum?
- In welchen Sprachen muss der Text übersetzt werden? Frohe Weihnachten auf verschiedenen Sprachen finden Sie hier.
- Wer ist für die Übersetzung zuständig?
Details für die Grafik klären
- Halten Sie die Logo-Datei am besten als eps (Vektorgrafik) bereit. Ist dies nicht vorhanden, dann freut sich die Druckerei über ein hochauflösendes jpg oder tiff.
- Darf das Logo in 4c (CMYK) gedruckt werden oder muss es in den Sonderfarben Ihres Unternehmens sein (Pantone oder HKS)? Fragen Sie in der Marketingabteilung nach oder bei Ihrem Grafiker, der sich sonst um die Printsachen kümmert.
- Gibt es Hausschriften, die für den Grußtext verwendet werden sollen? Klären Sie, welche Schriften z.B. für Ihre Briefe oder andere Printsachen verwendet werden.
- Falls es keine bestimmte Schriftart sein soll, überlegen Sie, ob Sie eine gerade serifenlose Schrift oder eine Serifenschrift wünschen. Oder vielleicht für die Weihnachtskarte eine schnörkelige Schrift?
- Sollen Unterschriften eingedruckt werden? Falls ja, besorgen Sie sich beizeiten die Unterschriften und scannen Sie sie möglichst mit hoher Auflösung ein.
- Ein Tipp: Am besten sieht es aus, wenn die Unterschriften mit dem selben Stift geschrieben wurden. Unterschreibt jeder mit dem Stift seiner Wahl, haben Sie einmal eine dünne schwarze Kuli-Unterschrift, einmal eine dicke blaue Füllfeder-Unterschrift und einmal eine leicht verschmierte Unterschrift mit blauem Kuli.
Den Versand planen
Für den normalen Postversand innerhalb Deutschlands gilt als Faustregel: Spätestens Mitte Dezember sollten sich die Weihnachtskarten auf den Weg machen. Werden die Weihnachts-Grußkarten in alle Welt versendet, entsprechend früher.
- Besorgen Sie bei der Post rechtzeitig echte Briefmarken. Das ist stilvoller als die Frankiermaschine im Büro. Wenn Sie den Versand selbst inhouse abwickeln, überlegen Sie, wer aus der Firma mit anpacken kann.
- Wie sollen die Umschläge adressiert werden? Nicht zu toppen ist eine Adressierung von Hand – aber natürlich auch am zeitaufwändigsten. Alternativ können Sie Adressaufkleber verwenden, auf die Sie vorher die Adressen aufgedruckt haben.
- Werden alle Karten versendet oder werden Karten persönlich überreicht, z.B. durch den Außendienst?
Mit dieser Liste wird Ihre diesjährige Weihnachtspost bestimmt nicht so stressig. Viel Erfolg und fröhliches Plätzchenessen!